Devis d’entretien, acomptes et factures d’entretien
De la panne constatée à la facture payée.
Un projecteur faible dans la fontaine de la place, ou une année de visites hebdomadaires : rédigez un seul devis d’entretien ; votre client l’approuve via un lien, l’acompte arrive avant que vous commandiez la pièce, et une fois le travail terminé, la facture d’entretien est établie à partir de ces mêmes lignes.
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Demander l’accès fondateurDevis d’entretien · exemple
Projecteur LED 6 · Fontaine de la placePlace Centrale · un groupe urbain d’hôtels et de bureaux
- Projecteur LED immergé$640
- Baisser le niveau d’eau, poser et refaire l’étanchéité$380
- Remise en eau et contrôle de l’éclairage$180
- Total$1,200
- Acompte à l’approbation (30 %)$360
Du devis au paiement
Une réparation, un dossier, du premier prix au dernier paiement.
Suivez le remplacement du projecteur dans son dossier. Chaque ligne reçoit son prix une seule fois, sans ressaisie, et votre client ne découvre rien avant votre envoi.
- Chiffrer la réparationLe projecteur, la main-d’œuvre pour baisser le niveau d’eau, le poser et refaire l’étanchéité, puis le contrôle de l’éclairage : chaque ligne à prix fixe, ou à l’heure tant que l’ampleur du travail reste inconnue.
- Envoyer le devis d’entretienTransformez l’intervention en devis : un e-mail part chez votre client, avec un lien vers chaque ligne et l’acompte. Demander l’approbation est votre choix : pour l’entretien courant, vous pouvez vous en passer et planifier directement.
- Votre client approuveSur son téléphone ou à son bureau, votre client approuve, ou refuse en donnant une raison. Vous voyez quand le devis a été ouvert et ce qui a été choisi.
- L’acompte, avant de commander la pièceFacultatif, réglé intervention par intervention : une somme fixe ou un pourcentage du prix. Avec un acompte, l’intervention reste En attente d’acompte tant que votre client n’a pas payé ; ensuite, elle passe au Calendrier d’entretien.
- Démarrez l’interventionLe jour venu, un appui sur Démarrer le travail suffit : un e-mail automatique annonce à votre client que l’intervention sur la fontaine de la place a commencé.
- TerminezAppuyez sur Terminer une fois le projecteur posé et le contrôle de l’éclairage validé dans le dossier de la fontaine. Votre client est prévenu par e-mail — et la facture d’entretien s’ouvre, déjà remplie.
- La facture d’entretien est prêteLes trois mêmes lignes la composent, l’acompte est déjà déduit. Un coup d’œil, puis un clic pour l’envoyer.
- Payé en totalitéLe solde s’inscrit sur la facture ; un e-mail de confirmation part chez votre client.
InterventionRemplacement du projecteur LEDFontaine de la place · Place Centrale En attente d’approbationEn attente d’acomptePlanifiéEn coursTerminéPayé
DétailsDevisPaiementsFactureHistorique
- Projecteur LED immergé$640
- Baisser le niveau d’eau, poser et refaire l’étanchéité$380
- Remise en eau et contrôle de l’éclairage$180
- Acompte · 30 %$360DûPayé
- Solde$840DûPayé
- Sous-total$1,200
- Acompte payé−$360
- Solde dû$840
- Sous-total
- $1,200
- Acompte (30 %)
- $360
- Solde après acompte
- $840
Facture d’entretien · issue de l’interventionVérifier et envoyerFacture d’entretien · envoyéePayé
Illustration · client fictif · données d’exemple. Les montants s’adaptent au marché sélectionné en haut de page.
Une fois le solde payé
Un remerciement, avec la facture payée en pièce jointe.
Dès que votre client règle le solde, un e-mail de votre entreprise le remercie et joint la facture d’entretien, tamponnée « payée » : le justificatif que classe le service comptable de l’hôtel. Ouvrez la pièce jointe pour voir ce qu’il voit.
- De :
- Votre entreprise
- À :
- Responsable technique · un groupe urbain d’hôtels et de bureaux
- Objet :
- Votre entreprise - Paiement reçu
Votre entreprise
✓Payée
Bonjour,
Merci de votre confiance. Votre paiement pour le remplacement du projecteur LED de la fontaine de la place nous est bien parvenu, et la facture d’entretien est désormais entièrement réglée.
- Date du paiement
- ven. 23 octobre
- Moyen de paiement
- Carte en ligne
- Montant payé
- $840
- Reste à payer
- $0
Une question sur ce paiement ? Il vous suffit de répondre à cet e-mail.
Facture d’entretien · INV-2041Remplacement du projecteur LED
Fontaine de la place · Place Centrale
- Projecteur LED immergé$640
- Baisser le niveau d’eau, poser et refaire l’étanchéité$380
- Remise en eau et contrôle de l’éclairage$180
- Total$1,200
- Acompte payé · carte en ligne · 12 octobre−$360
- Solde payé · carte en ligne · 23 octobre−$840
- Solde dû$0
Exemple d’e-mail et de facture d’entretien · client fictif · montants selon le marché sélectionné en haut
Compte rendu d’intervention · facultatif, à vous de l’envoyer
La preuve de chaque intervention, prête dès que votre client la demande.
Une fois l’intervention finie, son compte rendu est déjà rédigé : chaque étape telle qu’elle a été consignée, les photos avant et après, les pièces posées et le temps passé sur place. Gardez-le dans le dossier de la fontaine, ou envoyez-le à votre client — quand il le demande, ou quand le travail mérite d’être vu. Rien ne part tout seul, et la facture d’entretien ne l’attend jamais.
- Rédigé au fil de l’intervention, rien à remettre au propre au bureau
- Envoyé seulement quand vous le décidez : sur demande ou à votre gré
- Chaque compte rendu reste dans l’historique de la fontaine, envoyé ou non
Chaque compte rendu alimente aussi le Rapport de fontaine du mois
Compte rendu d’interventionRemplacement du projecteur LEDFontaine de la place · Place Centrale · mar. 20 octobre · MarcoPrêt · non envoyéEnvoyé au client · 16 h 52
- Bassin abaissé, niche du projecteur sécurisée
- Projecteur LED 6 remplacé, vitre refaite étanche
- Bassin rempli, contrôle de l’éclairage consigné
- Pièces posées
- Projecteur LED immergé × 1
- Temps sur place
- 3 h 20
Note du technicien La vitre du projecteur 5 commence à s’entartrer : à nettoyer lors de la prochaine visite.
Illustration · client fictif · données d’exemple
Contrats d’entretien
Une année de visites hebdomadaires, approuvée en une fois.
L’entretien hebdomadaire de la place se chiffre de la même manière : un seul devis d’entretien couvre le contrat, chaque visite à son propre prix. Dès que votre client l’approuve, chaque visite de la série est approuvée et placée dans le Calendrier d’entretien.
- Chaque visite est une fiche à part entière, qui reprend le prix et le travail du contrat.
- Les travaux supplémentaires constatés lors d’une visite s’ajoutent à la facture d’entretien en lignes distinctes ou en heures saisies.
- Tout devis ou facture d’entretien s’imprime ou s’enregistre en PDF.
Devis d’entretien · récurrentVisites d’entretien hebdomadaires · Place CentraleDevis d’entretien approuvé
- Visite d’entretien, hebdomadaire52 visites × $185
Un an de mardis, un jet par visite
Série récurrente · approuver ce devis d’entretien approuve chacune de ses visites.
Illustration · client fictif · données d’exemple
Paiements
La carte en ligne, ou les règlements usuels de votre pays.
Dans vos paramètres, choisissez les moyens de paiement proposés à vos clients. La liste s’adapte à votre pays ; les informations de paiement saisies apparaissent dans l’e-mail qui accompagne la facture d’entretien, pour que le service comptable d’un hôtel ou d’une collectivité sache comment vous régler.
Moyens de paiementUS
Paiement par carte en ligne · au lancement
Les moyens de votre pays
- Zelle
- Venmo
- Cash App
- PayPal
- Virement ACH
- Virement international
- Chèque
- Interac e-Transfer
- PayPal
- Virement bancaire
- Wise
- Chèque
- SPEI
- OXXO
- Virement BBVA
- Virement Santander
- Mercado Pago
- PayPal
- Virement bancaire
- Nequi
- Daviplata
- Virement Bancolombia
- PayU
- Virement bancaire
- Chèque
- WebPay
- Redcompra
- MACH
- Servipag
- Khipu
- Virement bancaire
- PayPal
- Mercado Pago
- TodoPago
- Virement bancaire
- Ualá
- Rapipago
- PIX
- Boleto Bancário
- TED/DOC
- PayPal
- Mercado Pago
- Virement bancaire
- PicPay
- Faster Payments
- BACS
- Monzo
- Wise
- Revolut
- Virement SEPA
- PayPal
- Virement bancaire
- Revolut
- Virement SEPA
- PayPal
- Virement bancaire
- Lydia
- Revolut
- Bizum
- Virement SEPA
- PayPal
- Virement bancaire
- Revolut
- MB Way
- Virement SEPA
- PayPal
- Virement bancaire
- Multibanco
- Revolut
- PayID
- BPAY
- PayPal
- Virement bancaire
- POLi
- Virement bancaire
- PayPal
Affiché pour le marché choisi en haut ; le site en ligne suit votre localisation.
Historique
Chaque étape de la réparation, dans son dossier.
Chaque action est datée et attribuée — à vous, à votre client ou au système. Si un service comptable veut savoir ce qui a été approuvé et payé, la réponse se trouve dans l’onglet voisin.
HistoriqueRemplacement du projecteur LED
- VousDevis d’entretien envoyé
- ClientDevis consulté
- ClientDevis d’entretien approuvé
- SystèmeAcompte demandé
- ClientAcompte payé
- VousTravaux commencés · e-mail envoyé au client
- VousTravaux terminés · e-mail envoyé au client
- ClientSolde payé · payé en totalité
- SystèmeConfirmation de paiement envoyée par e-mail
Illustration · client fictif · données d’exemple
Le reste du travail
Le volet financier du même dossier.
- Le dossier derrière la factureLa panne, l’action menée, les relevés de chimie de l’eau et le Rapport de fontaine que garde votre client.Voir les dossiers
- Planifier ce qui a été approuvéChaque visite d’un contrat approuvé est placée au calendrier ; si l’une change, votre client est prévenu.Voir le Calendrier d’entretien
- Entreprises d’entretien de fontainesDirigeants, responsables d’exploitation et techniciens qui font tourner fontaines, murs d’eau et aires de jeux d’eau pour leurs clients.Voir pour qui
Questions
À propos des devis, acomptes et factures
Puis-je l’utiliser aujourd’hui ?
Cascalto ouvre prochainement. Au lancement, il comprend les devis d’entretien, les acomptes, les factures d’entretien et le suivi des paiements ; tout ce que montre cette page est illustré, avec un client inventé.
La facture d’entretien est-elle envoyée automatiquement ?
Non. Elle reprend les lignes de l’intervention, donc rien n’est saisi deux fois, et votre client ne la reçoit qu’après votre vérification et votre clic sur Envoyer.
Puis-je prendre un acompte avant de commander une pompe ou un projecteur ?
Oui. Ajoutez un acompte au devis d’entretien, montant fixe ou pourcentage. Vous planifiez l’intervention une fois que votre client a payé ; d’ici là, elle reste En attente d’acompte.
Mon client peut-il payer par carte ?
Le règlement en ligne par carte est prévu au lancement. Vous pouvez aussi accepter les moyens de paiement en usage dans votre pays, et chaque paiement est rattaché à sa facture.
Les travaux supplémentaires repérés lors d’une visite peuvent-ils être facturés ?
Oui. Ajoutez à l’intervention les pièces et les heures ; chacune devient une ligne distincte de la facture d’entretien, et votre client les voit toutes avant de payer.
Accès fondateur
Un devis, une approbation, un paiement — un seul dossier.
Les entreprises d’entretien de fontaines qui préparent le lancement peuvent demander l’accès fondateur : laissez votre nom et un e-mail professionnel, et vous recevrez les nouvelles du lancement après une confirmation par e-mail.
Lancement avec 14 jours d’essai gratuit. Sans carte bancaire.
Bientôt disponible
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