À l’aube, un technicien portant une mallette d’analyse et un tuyau enroulé s’éloigne d’un fourgon blanc sans marquage sur le site d’un siège d’entreprise, une fontaine géométrique se mettant en marche devant les bâtiments vitrés.

Calendrier d’entretien

Les visites de chaque fontaine, planifiées une fois.

Une place tous les mardis, un hôtel deux fois par semaine, un siège d’entreprise le mercredi, et l’arrêt d’automne entre les deux. Fixez une fois le jour, l’heure et le rythme de chaque site : Cascalto inscrit chaque visite au Calendrier d’entretien, l’assigne à vos techniciens et envoie un message à votre client.

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Visites d’entretien · exemple

Semaine du 26 octobre
Planifiées
  • lun. 26Hôtel City · 7 h · Ana
  • mar. 27Place Centrale · 8 h · Marco
  • mer. 28Siège d’entreprise · 9 h · Leah
  • jeu. 29Hôtel City · 7 h · Ana
  • ven. 30Fermeture de l’aire de jeux d’eau · non attribuée
Illustration · client fictif · données d’exemple

Une série récurrente, de bout en bout

Une série saisie. Une année de visites.

L’entretien hebdomadaire de la Place Centrale est saisi une seule fois. Chaque étape ci-dessous correspond à un champ de la nouvelle visite ; ensuite, le Calendrier d’entretien se remplit et votre client est informé sans autre saisie.

  1. Choisir la première visiteLe jour où elle commence et l’heure d’arrivée de votre technicien, par quarts d’heure entre 7 h et 18 h.
  2. Choisir la fréquenceSept rythmes, du quotidien au semestriel. Arrêtez la série après un nombre de visites choisi, ou à une date qui correspond au contrat.
  3. Attribuer le technicienUn seul technicien, ou plusieurs ensemble sur une même visite.
  4. L’année s’inscrit au calendrierChaque visite de la série a sa propre fiche dès le départ, avec le travail et le prix de la série : visite 1 sur 52, visite 2 sur 52, jusqu’en septembre.
  5. Votre client est prévenuAvec l’e-mail au client activé, les services généraux de la place reçoivent la date de début, l’heure d’arrivée et la fréquence de vos passages.

Illustration · client fictif · données d’exemple

Quand la météo déplace une visite

Gel annoncé. Hivernage avancé de deux jours.

Une forte gelée est annoncée pour mercredi soir : la mise en hivernage de la fontaine de la place passe du jeudi au mardi après-midi. Prenez la visite dans la vue du mois et déposez-la sur le nouveau jour ; elle est reprogrammée.

  • Faites glisser une visite ponctuelle pour la déplacer ; une série récurrente garde son rythme.
  • Annulez une visite, indiquez la raison, et le client reçoit un e-mail.
  • Les visites déjà terminées ou facturées restent où elles sont.
Illustration · client fictif · données d’exemple

La semaine de vos techniciens

Quel technicien sur quel site, chaque jour.

Une ligne par technicien et une colonne par jour, avec une ligne à part pour toute visite que personne n’a encore prise. Aujourd’hui affiche les mêmes visites heure par heure.

Illustration · client fictif · données d’exemple

Visites d’entretien récurrentes

Le rythme du contrat, fixé une fois.

Un contrat d’entretien fixe la fréquence d’entretien de chaque pièce d’eau. Voici les éléments d’une série que vous réglez une seule fois avant de la confier au Calendrier d’entretien.

  • 01

    Un rythme propre à chaque site

    Chaque semaine pour une place très fréquentée, deux fois par semaine pour le hall d’un hôtel, tous les six mois pour une inspection complète des équipements. Deux visites par semaine, ce sont deux séries hebdomadaires, une par jour.

  • 02

    Une fin calée sur le contrat

    Arrêtez après un nombre de visites, de 1 à 365, ou faites courir la série jusqu’à la date de fin du contrat.

    Nombre de visitesDate de fin

  • 03

    Chaque visite, sa propre fiche

    Chaque visite est créée d’emblée avec le travail et le prix de la série : toute la durée apparaît au calendrier et chaque visite s’ouvre séparément.

    Visite 3 sur 52Terminée

    Visite 4 sur 52Planifiée

  • 04

    Un seul devis d’entretien pour la série

    Chiffrez la série une fois. Votre client approuve le devis d’entretien, et chaque visite qu’il contient est approuvée en même temps.

    Comment fonctionnent les devis d’entretien
  • 05

    Annuler une visite, ou arrêter la suite

    Annulez une visite en notant pourquoi, ou mettez fin à la série à partir d’une date choisie. Les visites déjà terminées, facturées ou payées ne changent pas.

    Annuler cette visite uniquementArrêter les visites à venir

  • 06

    Le bon technicien à chaque visite

    Attribuez un technicien ou un binôme à une visite, puis affinez l’affichage du calendrier par technicien, client, statut ou période.

Les deux bascules de saison

Planifiez le printemps et l’automne avant qu’ils n’arrivent.

La remise en service et la mise en hivernage sont des visites ponctuelles dans le même Calendrier d’entretien, attribuées comme les autres : les longues journées de la saison sont planifiées à l’avance, pas découvertes en pleine saison. Le protocole de chacune figure dans le dossier de la pièce d’eau.

  1. Remise en service de printempsPlanifiez la remise en route de chaque pièce d’eau la semaine où son site rouvre
  2. En saisonDes visites chaque semaine ou deux fois par semaine, toute la saison
  3. Préparation d’automnePlanifiez les arrêts et les fermetures de fin de saison
  4. Mise en hivernageAvancez un arrêt quand une gelée est annoncée
Voir les protocoles dans les dossiers des fontaines

Votre client, tenu informé

Chaque site sait quand vous viendrez.

Activez l’e-mail au client et chaque site reçoit un message quand une visite est planifiée, quand votre technicien la démarre, quand elle est terminée et si elle est annulée.

  1. PlanifiéeLa date, votre heure d’arrivée et la fréquence des visites.
  2. CommencéeVotre technicien est sur place et la visite a commencé.
  3. TerminéeLe travail de la visite est fait.
  4. AnnuléeAvec la raison que vous indiquez : personne n’attend pour rien une visite qui n’aura pas lieu.

Ensuite

Chaque visite repose sur le même dossier.

Questions

À propos du Calendrier d’entretien

Le Calendrier d’entretien est-il disponible aujourd’hui ?

Cascalto sera lancé prochainement. Le Calendrier d’entretien, les visites récurrentes, l’attribution des techniciens et les e-mails aux clients font tous partie du lancement ; ce que montre cette page est illustré, avec un client fictif.

Un site peut-il être entretenu deux fois par semaine ?

Oui. Créez une série hebdomadaire par jour — lundi et jeudi, par exemple. Chacune vit sa vie et peut avoir sa propre date de fin.

Une série peut-elle s’arrêter avec le contrat ?

Oui. Terminez-la après un nombre de visites défini, jusqu’à 365, ou à une date choisie. Vous pouvez aussi mettre fin plus tard au reste d’une série.

Comment planifier la remise en service et la mise en hivernage ?

Planifiez-les comme des visites ponctuelles dans le Calendrier d’entretien pour chaque pièce d’eau, attribuées comme toute autre visite. Si la météo en déplace une, faites-la glisser sur le nouveau jour.

Chaque visite déclenche-t-elle un e-mail au client ?

Avec l’e-mail activé, le client est informé de chaque planification, début, fin et annulation. C’est vous qui choisissez quand il est actif.

Le responsable d’exploitation d’une entreprise d’entretien, un porte-documents à la main, se tient sur la terrasse d’un hôtel au-dessus d’un miroir d’eau bordé d’une cascade basse, tandis qu’un technicien travaille à l’autre bout du bassin.

Accès fondateur

Les visites de chaque site, dans un seul Calendrier d’entretien.

Les entreprises d’entretien de fontaines qui préparent le lancement peuvent dès maintenant demander l’accès fondateur. Laissez-nous votre nom et votre adresse e-mail professionnelle pour être tenu au courant du lancement ; rien ne part avant que nous ayons confirmé l’adresse par e-mail.

Lancement avec 14 jours d’essai gratuit. Sans carte bancaire.

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